Sergio Manzanedo, Gerente del Área de Transformación Digital en PKF Attest, resalta la importancia de un buen proceso de diseño y despliegue, enumerando las fases necesarias para que una herramienta de Inteligencia Empresarial cumpla con su objetivo: ayudar a los directivos a tomar decisiones de negocio de forma fácil y efectiva.
Tomamos como referencia una de las soluciones líderes del mercado en Inteligencia Empresarial, Power BI, y si lo deseas te invitamos a un webinar gratuito donde presentaremos de forma visual todo lo aquí descrito.
Power BI no es una aplicación para hacer gráficos “chulos”
Este es uno de esos mantras contra los que debe luchar uno cuando se dedica de forma profesional a un campo y que muchas veces genera cierto estrabismo, o como se dice en el campo de la óptica, da lugar a aberraciones de percepción que generan una imagen distorsionada de la realidad.
Si bien es cierto que el primer valor percibido cuando te presentan una herramienta de Inteligencia Empresarial como Power BI es su “facilidad” para construir gráficos, tampoco es menos cierto que esto es como vender un coche por las líneas de su carrocería. Uno tiene que ser consciente de que la construcción de objetos visuales es sólo una de las últimas partes de todo un proceso de diseño y despliegue de un sistema de BI.
Power BI es más que una herramienta de visualización, puesto que está pensada para dar soporte a todas las etapas necesarias para el diseño y despliegue de todas las fases de un proyecto de BI. Como dice el propio Microsoft es una solución completa de Análisis Empresarial.
¿Y cuáles son estas fases para diseñar un Sistema de BI? Básicamente son:
- Definición de datos necesarios.
- Obtención de datos necesarios.
- Operaciones de ETL de los datos (extracción, transformación y limpieza). (Power Query)(M).
- Modelo dimensional. Conjunto de técnicas y conceptos para construir un DataWharehouse.
- Enriquecimiento de datos (DAX) y visualizaciones.
- Publicar y compartir.
Entonces ¿Power BI es un DW?
Toda la tecnología que hay detrás de Power BI es la misma que SQL Server, de hecho el propio microsoft quiere que Power BI se convierta en un superconjunto de Analysis Services. El motor de Analysis Services está en la base de Power BI y potencia sus conjuntos de datos. Power BI es una ventanilla única tanto para la empresa como para el autoservicio de Bi en una única plataforma con todo incluido.
Es decir, Power BI, está pensado para responder a dos grandes necesidades críticas de las organizaciones:
- Ser una plataforma de autoservicio de BI. No sólo sirve para crear visualizaciones “chulas” sino que permite que los usuarios se creen sus propios paneles, realicen el seguimiento de las métricas que considere, y básicamente sea dueño de su propio camino de aprendizaje sobre el comportamiento de los datos de su organización.
- Ser la herramienta de desarrollo para dar soporte a toda la parte técnica, desde la extracción de datos, pasando por la transformación y limpieza de datos, por el modelado dimensional y acabando por las políticas de seguridad.
Quizás para que se entienda mejor, la primera necesidad tiene que ver con el usuario final consumidor de datos y visualizaciones, sería un usuario de “Front”. La segunda tiene que ver con toda la parte del “Back” que cubre toda la arquitectura, los procesos técnicos y el Modelado dimensional.
¿En que consiste básicamente un Proyecto de BI?
A grandes rasgos existen varias fases conceptuales, que si se quieren aumentar las posibilidades de éxito de estos proyectos, no deberían obviarse:
1º- Alcance del Proyecto
¿Aplica a todas las áreas de Negocio? ¿vamos a empezar por algún área en concreto? ¿Cómo decidimos por dónde empezar?
Recomendación: Elegir un área con un alto impacto en el negocio, y de la que dispongamos cierto nivel de datos (en calidad, disponibilidad, accesibilidad, integridad, etc.). Salvo para organizaciones con un Sistema de Gobierno de Datos implantados, o con arquitectura de datos organizadas, no se recomienda abordar un proyecto de Inteligencia Empresarial de forma integral.
2º- Definición Estratégica de Cuadro de Mando
¿Cuáles son los objetivos estratégicos de la organización ¿cuáles son los que afectan al área de Negocio sobre la que se está trabajando? ¿existe un inventario claro de los indicadores y métricas a medir?¿existen objetivos claros que pongan en contexto esos indicadores y métricas?
Recomendación: Diseñar un Cuadro de mando a alto nivel y consensuar las métricas y KPIs a diseñar de forma previa con todos los actores involucrados en el proyecto.
3º- Identificar los orígenes de datos
Identificar las aplicaciones en las que se originan los datos, identificar los niveles básicos de calidad, de trazabilidad y seguridad de los datos. ¿es necesario limpiar los datos? ¿los niveles de calidad de los datos son adecuados? ¿Existen políticas de seguridad o privacidad que tener en cuenta?
Recomendación: Hacer una verificación previa sencilla de los niveles de calidad de los datos y los niveles básicos de privacidad y seguridad aplicables.
4º- Definir la arquitectura del Sistema de BI
DW, Modelo de datos teórico, granularidad, jerarquía, dimensiones, relaciones, etc. ¿tenemos claro si vamos a necesitar un Data Warehouse? ¿Qué tecnología vamos a usar para crearlo? ¿Cuál es la infraestructura necesaria?
Recomendación: Diseñar la arquitectura y el Modelado es fundamental para hacer sostenible el sistema de Inteligencia Empresarial y el Modelado es crítico para facilitar la explotación posterior de los datos.
5º- Desplegar las operación de ETL y alimentar el DW
Definir las operaciones de limpieza, validar los datos, realizar las transformación necesarias, programar las frecuencias de actualización del DW, etc.
Recomendación: Ser estricto con las políticas de calidad de datos, y aprovechar los procesos de validación de datos para reforzar los procedimientos de las aplicaciones transaccionales. Recordar el mensaje: garbage in, garbage out.
6º- Conectar la herramienta de visualización de datos (Power BI) al DW
Conectar la herramienta de visualización de datos al DW, desplegar el Modelado de datos, definir las métricas y KPI, crear los paneles y las visualizaciones.
Recomendación: Seguir la misma estructura en la lógica de los paneles y que sean asimilables a la estructura del Cuadro de Mando organizativo. Intentar no abusar de las tablas y apoyarse en visualizaciones gráficas lo máximo posible.
7º- Publicar y compartir
Desplegar los permisos de acceso según roles de usuario. Una vez publicada y compartidos los modelos y los paneles se fomenta el autoconsumo por parte de los usuarios autorizados.
Recomendación: Desplegar seguridad dinámica según dimensiones. Seguir evolucionando los dashboard según la utilización de los usuarios. Aligerar los diseños siempre y cuando sea posible sin afectar la experiencia de usuario.
Recomendación final:
Aunque hacer gráficos chulos sea una tentación, si realmente estás pensando en desplegar un Sistema de Inteligencia Empresarial en tu Organización, te recomendamos ir de la mano de un partner con experiencia en todas y cada una de las fases anteriores, así te evitarás más de un dolor de cabeza y seguramente os sea más rentable económicamente.
Te invitamos el próximo 9 de Julio a las 10:00h am a una Sesión online donde conocer de forma visual y sobre una herramienta concreta, Power BI, el proceso y el resultado.
