Elegir un ERP es una decisión estratégica que impacta profundamente en el negocio y la organización de la empresa. Implica una inversión significativa en licencias, consultoría, infraestructura y soporte, y sin duda supone un considerable esfuerzo interno durante la implementación. Con el aumento de la familiarización de la palabra ERP entre los directivos, es crucial comprender su funcionalidad y alcance.
En la búsqueda de un ERP, contar con la experiencia de un experto es esencial. Juanma Chueca, socio de PKF Attest Tecnología, nos comparte sus valiosas recomendaciones basadas en sus más de 25 años de experiencia en procesos de selección de ERP. Aquí están sus consejos para garantizar una elección estratégica y acertada.
Este proceso debe considerarse como una decisión estratégica, por su impacto en el negocio y en la organización de la empresa. También por la inversión, no me refiero solo la puesta en marcha del proyecto: licencias, servicios de consultoría, infraestructura de hardware, software, soporte, etc., sino por el esfuerzo interno que supone toda la puesta en marcha de este tipo de soluciones.
Juanma Chueca
Claves para la selección de un ERP
Alinear la estrategia a largo plazo
Cuando una compañía decide seleccionar un nuevo ERP es importante preguntarse como ¿vamos a internacionalizarnos?, ¿pensamos expandir a otras actividades?, ¿hay un plan de crecimiento en marcha?, etc. La estrategia va a condicionar las posibles soluciones, no es lo mismo ser una empresa nacional, qué internacional, crecer un 1% que un 30%, las opciones del mercado se transformarán en función de la visión estratégica y del futuro.
Establecer causas del cambio
Identificar las razones que motivan el cambio, es crucial. Las más comunes incluyen disfunciones internas en la gestión, procesos repetitivos y sistemas obsoletos sin soporte o que se han quedado pequeños.
Crear un equipo interno de selección
Hay que involucrar a la dirección general y también a directores de áreas que por conocimiento aportan mucho valor al proceso y serán claves en la implantación. Tomar decisiones salomónicas y no contar con el equipo de dirección lleva a desconocer detalles importantes y forzar un empuje del equipo directivo.
Disponer de un catálogo detallado de requerimientos funcionales
¡Quizás lo más importante! La compañía debe recopilar las necesidades a cumplir con el nuevo ERP, clasificándolas por criticidad e importancia. Se requiere describir lo mejor posible el proceso y la necesidad de automatización que voy a pedir al software. Si no hay recursos para hacer este ejercicio, una consultora con experiencia como PKF Attest ayuda a elaborar este listado, reducir riesgos en la decisión, clarificar las necesidades del proyecto y ser parte del alcance del proyecto ERP.
Seleccionar soluciones ERP adaptadas a mi empresa
Se deben considerar opciones de ERP que den respuesta a aspectos como: tamaño de empresa, capacidades funcionales que cubre el ERP, evolución y continuidad del software, experiencia en el sector, partners que dan servicio, disponibilidad del software Cloud u on-premise o ambas, tecnología del software, capacidades de integración con otros sistemas, posibilidades de adaptar el software, ámbito nacional e internacional, capacidades de BI, etc.
Elegir la consultora que implanta el software
La elección de la consultora que implantará el software es a menudo más importante que la tecnología del ERP. Mi consejo es evitar fabricantes que implementan directamente y optar por aquellos con un ecosistema de socios.
Cualquier ERP que seleccione debe tener un ecosistema de partners o socios formados que den servicios, como es el caso de Microsoft, Salesforce, Sage, etc. Evaluar la consultora en términos de volumen de facturación, empleados, salud económica, casos de éxito y capacidades de integración es esencial.
Cuidar todo el proceso de preventa
Recomiendo que en el proceso de selección se focalicen soluciones y consultoras cuyo equipo de selección tenga disponibilidad, atienda el proceso, sea proactivo y de feedback continuo.
Bajo mi punto de vista es importante centrar primero la tecnología ERP, el check-list y después ver las demostraciones de la solución. Aconsejo que estas presentaciones siempre estén precedidas de reuniones donde se informe de las necesidades de la compañía de forma que se centre bien una agenda. Una vez se selecciona las plataformas ERP’s, se elige al socio tecnológico que me va a acompañar en el proyecto. Será e importante el entendimiento de nuestras necesidades y aspectos como enfoque, alcance, metodología y equipo del proyecto, modelo de despliegue. Si hay que hacer un ejercicio de homologación y uniformidad de propuestas, la idea es tener un alcance normalizado donde se analice: dedicación, equipo, calendario, garantías, soporte. etc.
Cerrar el contrato
Es importante cerrar un acuerdo con las máximas garantías de que se cumple con el alcance del proyecto y el cierre económico de la inversión. He vivido procesos en el que el contrato tenía muchas especificaciones y cláusulas abusivas que han perjudicado la implantación. En ese caso, el proyecto posterior se convierte en un control del contrato más que en un proyecto común para dos empresas. Si no se está seguro lo mejor es no cerrar un mal acuerdo, este tipo de alianzas tienen una duración de más de un año y siempre se van a pasar por momentos complicados, un ERP es con seguridad unos de los proyectos más complejos a realizar.
Conclusiones
> La elección de un ERP es estratégica y equivocarse puede tener un gran impacto en la empresa. Dedicar tiempo y recursos es crucial.
> Mirar al futuro y asegurarse de que el ERP apoye la estrategia a largo plazo es vital.
> Invertir en un listado detallado de requerimientos funcionales y ser específicos en las necesidades del nuevo sistema es fundamental.
> Seleccionar el equipo, evitar modelos asamblearios y contar con personal de valor.
> Analizar la plataforma ERP y la consultora que me acompañe con máxima exigencia.
> Focalizar el proceso en pocos ERP’s y consultoras, si no puede hacerse eterno.
> Recomiendo muchísimo que el asesoramiento, sea la mayor inversión para reducir riesgos y costes futuros.
